Pravila privatnosti – FIDUCIA d.o.o.

PRAVILA PRIVATNOSTI trgovačkog društva FIDUCIA d.o.o.

FIDUCIA d.o.o., Zagreb, Iblerov trg 5, OIB 47557646720 (u daljnjem tekstu: FIDUCIA) u svom poslovanju prikuplja i obrađuje osobne podatke svojih korisnika usluga te poduzima mjere kako bi brada osobnih podataka bila zakonita, poštena i transparentna.

FIDUCIA može u pogledu Vaših osobnih podataka imati ulogu Voditelja ili Izvršitelja obrade. FIDUCIA prikuplja Vaše podatke prije svega u svrhu obavljanja svoje djelatnosti: pružanje knjigovodstvenih i računovodstvenih usluga, pružanje rent-a-car usluga i pružanje usluga smještaja. FIDUCIA može u navedene svrhe prikupljati informacije o Vama na razne načine.

Ovim Pravilima privatnosti želimo Vas informirati zašto i kako prikupljamo Vaše osobne podatke, kako ih koristimo i štitimo, s kim ih dijelimo i kako nas možete kontaktirati vezano uz zaštitu Vaše privatnosti.

Budite pažljivi kada nam šaljete svoje osobne podatke i provjerite niste li slučajno dali ili unijeli netočne ili osjetljive podatke i informacije.

Gdje god postoji legitiman razlog da prikupljamo osobne podatke o Vama ne moramo Vas prethodno zatražiti privolu. Međutim, gdje god nemamo legitimni interes, ali i tamo gdje postoji bilo kakva sumnja imamo li isti, uvijek ćemo Vas zatražiti privolu za korištenje Vaših osobnih podataka, a koristiti ćemo ih samo u onu svrhu za koju ste privolu dali.

Jeste li nam obvezni dati svoje osobne podatke?

Kada od nas zahtijevate pružanje određenih usluga nužno je da nam date svoje osobne podatke koji su potrebni radi Vaše identifikacije, kao i za sklapanje i izvršenje ugovora. Stoga je u ovim situacijama davanje Vaših osobnih podataka zakonska i ugovorna obveza nužna za sklapanje i izvršenje ugovora.

Pravna osnova za obradu osobnih podataka

Vaše osobne podatke prikupljamo:

neposredno od Vas
prilikom sklapanja i izvršenja međusobnih ugovora (ugovora o suradnji, ugovora o radu i sl.);
prilikom radnji koje prethode sklapanju ugovora (ponude, upiti, rezervacije i sl.);
kada nam Vi sami stavite na raspolaganje osobne podatke kao korisnik naših usluga, putem ispunjavanja obrazaca ili slanjem elektroničke pošte i u drugim sličnim situacijama u kojima ste odabrali dostaviti nam podatke;
dolaskom u naše poslovne prostorije;
slanjem svog životopisa;
rezervacijom vozila i/ili apartmana;
telefonskim razgovorom sa našom ovlaštenom osobom i sl.
posredno
temeljem ugovora o obavljanju računovodstvenih/knjigovodstvenih usluga sa Vašim Poslodavcem;
podaci koji su javno dostupni na internetskim stranicama koje ne nam ne pripadaju (npr. objave na društvenim mrežama, otvorenim forumima);
podaci dobivenim korištenjem kolačića, poveznica i sličnih tehnologija.

Od Vas možemo zatražiti privolu za obradu Vaših podataka u svrhu koja nije po svojoj krajnjoj namjeni uvjet za izvršenje ugovora niti naša zakonska obveza, ili nije nužna za sklapanje i izvršenje ugovora, ili nije u našem legitimnom interesu (npr. u svrhu marketinških aktivnosti, nuđenja novih proizvoda i usluga i sl.). Niste dužni dati privolu za takvu obradu, ali ste je slobodni dati te je možete u svako vrijeme povući ako ste je dali. Zahtjev za privolu mora Vam biti predočen na način da ga se može jasno razlučiti od drugih pitanja, u razumljivom i lako dostupnom obliku uz uporabu jasnog i jednostavnog jezika.

U koje svrhe obrađujemo Vaše podatke?

Vaše podatke obrađujemo i koristimo u svrhe u koje su isti prikupljeni, a radi izvršenja naših ugovornih i/ili zakonskih obveza:

u svrhu izvršenja ugovora o pružanju knjigovodstvenih ili računovodstvenih usluga sa klijentom;
u svrhu izvršenja ugovora u kojem ste Vi stranka (npr. najam vozila, najam apartmana i sl.);
u svrhu izvršenja ugovora u kojem ste Vi stranka (npr. ugovor o radu, ugovor o djelu, ugovor o autorskom djelu i sl.);
ako je obrada nužna radi poštivanja naših pravnih i zakonskih obveza (npr. vođenje računovodstvenih poslova, dostava Vaših podataka nadležnom tijelu ako je unajmljenim vozilom počinjen prekršaj i sl.);
u svrhu kontaktiranja radi zapošljavanja ako ste nam povjerili Vaš životopis;
objavom Vašim fotografija i/ili video snimki na našim internim i društvenim stranicama ako ste sudjelovali na nekom događaju u našoj organizaciji (npr. neki event ili proslava) i
u drugim situacijama temeljem našeg legitimnog interesa ili Vaše izričite privole.

Informacije koje prikupljamo od radnika tijekom radnog odnosa

Izuzetno cijenimo privatnost svih svojih radnika i ne prikupljamo osobne podatke istih bez da za to nemamo legitiman interes. Kada god trebamo podatke radnika i njihove djece radi ostvarenja nekih prava uvijek zatražimo prethodni pristanak radnika, ako nam je takav pristanak potreban i za to nemamo legitiman interes.

Radnici su nam dužni dostaviti one podatke koje su utvrđeni propisima o evidencijama u oblasti rada i drugim propisima koji uređuju navedeno područje. Radnici su uvijek dužni ažurirati i pravodobno dostaviti ispravne podatke ukoliko su se prvotno dostavljeni podaci mijenjali. Radnici sami snose štetne posljedice tog propusta.

Osobni podaci radnika smiju se prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama ako je to potrebno radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom. U tu svrhu će se prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama podaci predviđeni računovodstvenim propisima, propisima iz područja mirovinskog i zdravstvenog osiguranja, propisima iz područja zaštite na radu, Zakona i propisa donesenim u svrhu provedbe Zakona o radu.

Podatke radnike ne ustupamo drugim osobama bez izričitog pristanka radnika, osim u slučaju zakonskih obveza i izvršenja ugovornog odnosa sa radnikom.

Podatke radnika čuvamo dok god postoji zakonska obveza da se navedene podatke čuva, i brišemo/uništavamo takve podatke čim se za to steknu zakonski preduvjeti.

Informacije koje obrađujemo zastupajući naše klijente kao Izvršitelj obrade kod pružanja računovodstvenih/knjigovodstvenih usluga

FIDUCIA kao svoju redovnu djelatnost pruža usluge računovodstva i knjigovodstva temeljem ugovornog odnosa sa klijentima te temeljem navedenog odnosa obrađuje Vaše osobne podatke prema izričitim uputama svojih klijenata u svojstvu Izvršitelja obrade. Voditelj baze podataka u navedenom slučaju nije FIDUCIA već klijent s kojim FIDUCIA sklapa ugovorni odnos.

U obavljanju navedenih aktivnosti uvijek ćemo se predstavljati kao izvršitelj određene naručene usluge.

U navedenoj komunikaciji, u slučaju želje za ostvarenjem svojih prava sukladno GDPR-u morate se direktno obratiti našem klijentu (Vašem Poslodavcu ili Nalogodavcu), ali mi smo Vam u tom smislu voljni pružiti svu pomoć i informacije.

U ovom svojstvu nikada ne prikupljamo Vaše osobne podatke. Svi osobni podaci dostavljaju se od strane našeg klijenta kao Voditelja obrade podataka, a FIDUCIA dostavljene podatke obrađuje prema izričitim uputama klijenta (Vašeg Poslodavca ili Nalogodavca), ali u zakonskim okvirima djelatnosti koju FIDUCIA obavlja.

Svi Vaši podaci koje obrađujemo temeljem ugovornog odnosa sa Vašim Poslodavcem i/ili Nalogodavcem vraćaju se u obrađenom obliku Vašem Poslodavcu ili Nalogodavcu i brišu se iz našeg sustava po izvršenju posla.

Osobne podatke koje smo obradili po nalogu klijenta, obavljajući svoju profesionalnu djelatnost temeljem ugovornog odnosa sa klijentom, brišemo odmah po izvršenju zadatka dobivenog od klijenta. Na zahtjev klijenta bazu podataka mu vraćamo, ali ju brišemo iz svojih evidencija.

Informacije koje prikupljamo i obrađujemo prilikom korištenja rent-a-car usluge

Kao pružatelj rent-a-car usluge dužni smo prikupljati podatke radi zaključenja ugovora o najmu vozila za što imamo legitimni interes. U ovu svrhu prikupljamo Vaše osobne podatke (ime i prezime, mjesto prebivališta, OIB, podatke iz vozačke dozvole, osobne iskaznice ili putovnice i sl.), podatke potrebne za komunikaciju (adresa, e-mail, broj telefona), podatke potrebne za plaćanje naših usluga (kontakt podaci, broj kreditne kartice i bankovni podaci i sl.) i sl.

Kod zaključenja ugovora o najmu vozila prikupljamo samo najnužnije podatke o Vama koji su nam zakonski potrebni za sklapanje ugovora. Međutim, u određenim slučajevima ovi podaci mogu biti osjetljive prirode, kao na primjer prekršajne kazne, izvještaj o nesreći i sl.

Ukoliko nam odbijete dati svoje osobne podatke, mi Vam možemo odbiti pružiti uslugu najma vozila.

U svrhu najma vozila morat ćemo izvršiti uvid u Vaše osobne identifikacijske dokumente koje ste nam dužni predočiti. Identifikacijski dokumenti vratiti će Vam se odmah po unošenju podataka u odgovarajući sustav.

Informacije koje prikupljamo i obrađujemo kao iznajmljivač

Kao iznajmljivač dužni smo evidentirati Vaše podatke u odgovarajućem mrežnom sustavu (npr. eVisitor). Svi iznajmljivači i ostali pružatelji usluga smještaja dužni su u navedeni sustav prijavljivati odnosno odjavljivati dolaske turista. Za turiste izvan Europskog gospodarskog prostora potrebna je i dodatna prijava policijskoj upravi. U tu svrhu dužni smo od Vas pribavljati osobne podatke, a to pravo i dužnost proizlazi iz naše zakonske obveze.

Ukoliko nam odbijete dati svoje osobne podatke, mi Vam možemo odbiti pružiti uslugu smještaja.

Ukoliko turist želi iskoristiti mogućnost da bude oslobođen plaćanja boravišne pristojbe dužan nam je dati informacije temeljem kojih bi koristio tu pogodnost, npr. invaliditet.

U eVisitor sustavu moguće je unositi i druge podatke te dati i mogućnost kontaktiranja za marketinške svrhe, ali za takvo prikupljanje i obradu potrebna nam je Vaša izričita privola.

U svrhu prijave turista morat ćemo izvršiti uvid u Vaše osobne identifikacijske dokumente koje ste nam dužni predočiti. Identifikacijski dokumenti vratiti će Vam se odmah po unošenju podataka u odgovarajući sustav.

Dijelimo li Vaše podatke s trećim stranama?

U pravilu ne dajemo informacije o Vama trećim stranama bez Vašeg dopuštenja, ali postoje iznimke od tog pravila:

kada je to naša obveza prema zakonu ili kao odgovor na pravni postupak odnosno na zahtjev nadležnih institucija za provedbu zakona u vezi s prekršajnim, kaznenim ili sudskim postupcima;
radi zaštite naših prava, privatnosti, sigurnosti ili imovine te javnosti;
radi evidentiranja turista (npr. eVisitor sustav, policijska uprava kod prijava stranaca);
za administrativnu ili tehničku pomoć (npr. za najam putem nekog od naših partnera, za pružanje pomoći/asistencije putem naših partnera i sl.);
radi traženja odgovarajućih pravnih lijekova i ograničavanja štete koja nam može biti nanesena;
radi obrade informacija u naše ime u gore navedene svrhe (npr. pružanje marketinške pomoći i sl.). Naši davatelji usluge djeluju isključivo prema našim uputama, u skladu s našim pravilima te su podložni odgovarajućim obvezama vezanim uz povjerljivost i sigurnost;
u pravne i/ili poslovne svrhe kao npr. vladinim i nadležnim tijelima u svrhu sukladnosti sa pozitivnim zakonskim propisima i ispunjavanju razumnih zahtjeva tih tijela, profesionalnim savjetnicima koji provode ili štite naša zakonska prava i sl.;
anonimizirane, ukupne ili općenite podatke, prema kojima se Vi ne možete identificirati, možemo podijeliti s bilo kojom trećom stranom (npr. partneri, oglašivači, mediji, javnost i sl.);
informacije radnika možemo prosljeđivati nadležnim tijelima u svrhu ostvarenja prava i obveza iz radnog odnosa (zavodi za mirovinsko i zdravstveno osiguranje i sl.);
u drugim slučajevima uz Vaš pristanak.

U slučaju dijeljenja podataka s trećim stranama FIDUCIA će tim stranama zabraniti korištenje Vaših osobnih podataka u drugu svrhu osim ugovorene te će obvezati poslovnog partnera na čuvanje povjerljivosti osobnih podataka.

Koliko dugo čuvamo Vaše osobne podatke?

Razdoblje čuvanja i pohrane Vaših podataka ovisi o vrsti/kategoriji podataka, svrsi za koju su isti dani odnosno prikupljani i zakonima i/ili pravnim obvezama kojima podliježemo. Osobne podatke čuvamo toliko dugo koliko je propisano zakonom ili onoliko koliko je potrebno da se tražena usluga pruži ili da se svrha za koju ste dali privolu izvrši, osim ako zakon ne propisuje drugačije (npr. u vezi sa sudskim postupkom koji je u tijeku).

Podaci za koje zakonima ili drugim propisima nije propisan rok pohrane, pohranjuju se na razumno razdoblje imajući u vidu kategoriju podataka i svrhu u koju su isti prikupljeni. Podaci prikupljeni u određenu svrhu koristit će se samo u tu svrhu te će se nakon ispunjenja svrhe brisati. Prilikom davanja ovih podataka bit ćete upoznati s rokom pohrane odnosno kriterijima po kojima se određuje rok pohrane tih podataka.

Podatke koje čuvamo na temelju privole čuvamo trajno, odnosno dok god takvu privolu ne povučete. U svakom trenutku imate pravo obavijestiti nas da povlačite privolu za obradu osobnih podataka koju ste nam dali. Uz povlačenje privole možete zatražiti i brisanje Vaših osobnih podataka te druga prava prema Općoj Uredbi za zaštitu osobnih podataka. Dio osobnih podataka dužni smo čuvati prema pozitivnim propisima Republike Hrvatske (npr. osobni podaci koji su potrebni za izdavanje računa). U svakom slučaju imate pravo na obavijest zašto određeni osobni podatak ne možemo izbrisati. Po isteku razdoblja čuvanja osobne podatke brišemo trajno ili ih anonimiziramo tako da se više ne mogu povezati s Vama.

Međunarodni prijenos Vaših podataka

Vaše podatke obrađujemo unutar Europskog gospodarskog pojasa. U slučaju potrebe prijenosa osobnih podataka izvan tog područja, takav prijenos će se odvijati samo ako je Europska komisija potvrdila da treća zemlja ispunjava određenu razinu zaštite podataka ili ako postoje odgovarajuće mjere zaštite u skladu s pozitivnim zakonskim propisima.

Marketinška komunikacija

Kada nam dragovoljno date svoje podatke za kontakt u svrhu obavljanja naših marketinških djelatnosti ta komunikacija s Vama može obuhvaćati slanje pojedinosti o našim najnovijim proizvodima i uslugama i sl. Vaše podatke u marketinške svrhe koristit ćemo isključivo temeljem Vaše izričite privole.

Zaštita Vaših podataka

Poduzimamo mnogo mjera kako bi zaštitili Vaše podatke od neovlaštenog pristupa i korištenja, npr.:

Pristup Vašim informacijama imaju samo naši zaposlenici kojima su te informacije potrebne da bi izvršili naše poslovne aktivnosti;
Podatke spremamo u posebno odvojene foldere, sa jasno definiranim pravima pristupa;
implementirali smo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bismo spriječili gubitak Vaših podataka, izmjenu, krađu ili pristup neovlaštene treće strane;
Osigurali smo odgovarajuće fizičke, elektroničke i upravljačke sustave kojima štitimo i čuvamo podatke koje prikupljamo preko interneta.

Kolačići

Na našim internetskim stranicama primjenjuju se tzv. kolačići (cookies) – tekstualne datoteke koje na računalo korisnika smješta internetski poslužitelj kojim se korisnik koristi.

Postavke svojeg preglednika možete podesiti tako da ne spremate kolačiće. Međutim, u nekim slučajevima neke od funkcionalnosti naše web stranice zahtijevaju kolačiće i možda neće funkcionirati odlučite li ih ne prihvatiti.

Budući je svrha kolačića poboljšanje i omogućavanje upotrebe naših internetskih stranica i njihovih procesa, imajte na umu da sprječavanjem ili brisanjem kolačića možete onemogućiti funkcioniranje tih značajni ili prouzročiti njihov drugačiji rad i izgled u vašem pregledniku.

Automatizirana obrada podataka i profiliranje

FIDUCIA ne primjenjuje automatizirano donošenje odluka niti izrađuje Vaše profile.

Privatnost djece

Djecom, sukladno važećim propisima u RH, smatramo sve osobe mlađe od 16 godina. Od djece ne prikupljamo osobne podatke bez suglasnosti roditelja ili skrbnika.

Ako roditelj ili skrbnik imaju pitanja vezana uz našu obradu osobnih podataka njihove djece vrijede ista prava kao i za odrasle osobe.

Zahtjevi od strane pravosudnih tijela

U određenim slučajevima dopušteno nam je da Vaše osobne podatke dijelimo bez Vašeg znanja ili Vaše suglasnosti, kao npr. u sljedećim slučajevima:

sprječavanje ili otkrivanje zločina;
uhićenje ili progon prekršitelja;
procjena ili naplata poreza ili pristojbi;
po nalogu suda ili bilo kojeg zakona.

Vaša prava

U bilo kojem trenutku, bez ikakvih negativnih posljedica, Vi možete:

povući svoju privolu za bilo kakvu vrstu marketinških komunikacija i drugu obradu;
zatražiti potvrdu o obradi (o svrsi obrade, izvoru, kategoriji osobnih podataka, primateljima ili kategorijama primatelja kojima su ili mogu biti preneseni osobni podaci kao i lokaciju takvog prijenosa, predviđenom razdoblju pohrane osobnih podataka, upotrebi bilo kakvog automatiziranog odlučivanja i profiliranju);
izvršiti uvid u svoje osobne podatke;
zatražiti ispravak ili dopunu osobnih podataka;
prigovoriti daljnjoj ili prekomjernoj obradi osobnih podataka;
blokirati nezakonitu obradu osobnih podatka;
zatražiti brisanje svojih osobnih podataka;
zatražiti prenošenje osobnih podataka drugom voditelju obrade.

Svoje zahtjeve možete ostvariti jednostavnom odjavom s naše liste ili kontaktom sa svojim zahtjevom na našu e-mail adresu darija@fiducia.hr.

Razmotriti ćemo svaki Vaš zahtjev u skladu sa svim primjenjivim pozitivnim zakonskim propisima koji uređuju zaštitu osobnih podataka. Zadržavamo pravo naplate troškova za obradu zahtjeva u onim slučajevima kada su takvi zahtjevi nerazumni. Odgovor na svaki zahtjev dostaviti ćemo najkasnije u roku od 30 dana od dana primitka zahtjeva.

Pravo na podnošenje prigovora nadzornom tijelu

U svakom trenutku možete podnijeti prigovor na obradu Vaših osobnih podataka ako ste mišljenja da smo prilikom obrade Vaših podataka prekršili hrvatske ili europske propise o zaštiti osobnih podataka nadležnom nadzornom tijelu, hrvatskoj Agenciji za zaštitu osobnih podataka, odnosno u slučaju promjene važećih propisa drugom tijelu koje će preuzeti njenu nadležnost, a od 25. svibnja 2018. g. i nadzornom tijelu unutar EU.

Ograničenje odgovornosti

Iako poduzimamo dostupne tehničke, organizacijske i kadrovske mjere zaštite osobnih podataka od slučajne ili namjerne zlouporabe, uništenja, gubitka, neovlaštene promjene ili dostupa, ne možemo jamčiti da neki od osobnih podataka koje prikupljamo neće nikada biti slučajno otkriveni, suprotno odredbama ovih Pravila privatnosti.

Do najveće mjere dopuštene zakonom isključujemo odgovornost za štetu nanesenu korisnicima ili trećim osobama slučajnim otkrivanjem osobnih podataka.

Budući nemamo kontrolu nad osobnim podacima koje dostavljate prilikom pristupa ili korištenja drugih portala odnosno izravno trećim osobama (npr. kod sudjelovanja u sponzoriranim aktivnostima), do najveće mjere dopuštene zakonom isključujemo odgovornost za štetu koja može nastati Vama ili trećim osobama zbog dostavljanja osobnih podataka.

Kontakt

Voditelj obrade:

FIDUCIA d.o.o.

Zagreb, Iblerov trg 5

e pošta: darija@fiducia.hr

U slučaju pritužbi vezanih uz pridržavanje ovih pravila i drugih propisa iz područja zaštite osobnih podataka, istražit ćemo u potpunosti sve elemente pritužbe te ćemo ih pokušati riješiti u najkraćem mogućem roku.

Ova Pravila privatnosti stupaju na snagu 25. svibnja 2018.g.

Informacije o obradi podataka redovito preispitujemo i provjeravamo odražavaju li način na koji obrađujemo osobne podatke. Aktualna verzija je uvijek dostupna na našim web stranicama, a ako dođe do važnijih promjena koje utječu na Vaša prava i slobode, o tome ćemo Vas izravno obavijestiti.